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【重要】办理日本在留卡的地址登录(住民登录)

resident registration

刚抵达日本的你,在完成日本入国手续并在机场的入国手续柜台提交必要书类后, 当场就会拿到在留卡。但由于还没办理住民登录手续,所以在留卡上是不会记载地址的。没有住址的在留卡是不完整且不能使用的, 换言之, 你的日本长期居留手续还尚未完成。

外国人因就职或留学将于日本中长期居住的情况下,就必须跟日本人一样需要办理”住民登录”

这是在日本工作与生活首先要做的一件事。

那些是需要办理住民登录的外国人呢?

一开头有提到,需要办理住民登录的人是以打算中长期居留在日本的外国人为主。例如: 取得工作签证且预计在日本逗留超过三个月以上的人,诸如此类等为此对象。

反之,像是来日观光(未取得在留卡)短时间逗留的人或者是逗留时间不满三个月的人则无需办理。

住民登录的对象 :
  • 中长期居留者
  • 特別永住者
  • 臨時避難許可者或臨時滯在許可者
  • 因出生過渡滯在者或是因喪失國籍過渡滯在者

参考: 住民基本台帳法

而其对象者,日本法律规定在确定住址后的14天以内要进行住民登录, 记得抽空去你所居住的市役所办理。

如非有正当理由超过14天尚未办理的话, 依据日本法律法也可能会有处以罚金的状况发生,所以我们应把租屋~住民登录的手续当作入国后最优先处理的事。

住民登录的手续

在你确定居住地并搬入后,就可于居住地之管辖市区役所办理此手续(简单来说就是在留卡地址登录)。

所需文件

一般所需携带物(必要文件)如下。也可事先在市区役所的官网确认,让办理流程更加順利。

所需攜帶資料 :
  • 护照(户籍全员份)
  • 在留卡(户籍全员份)
  • 和户长的关系证明文件(如是家族一同办理住民登录时须提供)

关于关系的证明文件, 小孩的话需要出生证明, 配偶则需要结婚证明书等相符的文件。大多可能需要提供日文翻译, 在此建议你入国前事先准备会更加省时。

还有, 如果请他人或日本人代理办理手续的话, 委任状和代理人本人身分确认等文件也必须事前准备,要特别留意。

办理住民登录手续的地点

基本上关于新或旧地址的转入/转出都需到市区役所的窗口去办理,, 但依地区的不同, 在分行或其他办事处或许也能进行此项业务。所以在出发之前,先确认一下会比较安心。

例如:东京都世田谷区, 在其办事处就可以进行住民登录手续办理。

参考: くみん窓口、出張所のご案内 | 世田谷区ホームページ

试着查询市区役所的官网, 这样一来或许能在更靠近你家附近的地点办理, 在交通上也更为方便。

填写申请单- 住民異動届

前往居住地之管辖市区役所时, 需要填写申请单( 住民異動届 ), 并连同必要文件一并向窓口提出。申请单的格式会依各市区町村而有所不同, 有些地区会提供英文版。例如: 东京都港区。

东京都港区的住民異動届如下:

Source: Minato Ward Office homepage

居住港区的人可于以下网址下载日文版或英语版的申请单( 住民異動届 ), 其他人也能作为样本参考。

Minato City Official Homepage / Resident Notification (Japanese)

 下方举了一些例子, 当你在填写申请单时,常会看到的日文单字 。

Japanese (English)填写时注意事项
氏名(Name)需填入与在留卡一致的姓名
異動事由(Reason of Moving in/out)刚到日本长期居留时, 请选择「転入」 (Moving in) 或「国外転入」 (moving from a foreign country)
続柄(Relationship to head of household)此处请填写「本人」(独自在外租房子的情况),「世帯主」,「妻」或是「子」等。※世帯主是指户长
国保(National Health Insurance)事先和公司(雇主)确认是否有帮你加入社会保险

基本上 , 不仅是名字,申请单中所有填写内容都需与在留卡记载的内容一致。

且记得事先和公司(雇主)确认是否需要加入国民健康保险。如果你是来日本工作, 大部分的公司通常都会帮你加入社会保险, 这样一来, 你就不需再重复加入国民健康保险。

办理手续所要时间

顺利的话, 约30分钟就可完成手续。但依地点和当天的人潮, 也可能会花到 1〜2 小时办理。当天预留点时间去办理可能会比较好。

还有, 建议你如果去了市役所最好也一并办理其他手续(例: 住民票的申请等)。以免往后再花时间或交通费再次前往市役所。

完成办理手续

完成手续后, 你将会拿到背面有记载你现居地地址的在留卡。

Sample of the backside with address
Source: http://www.immi-moj.go.jp/newimmiact_4/point.html

因为这张卡有记载地址和你本人的照片, 往后会常被用在作为身分证明的一个证件。之后如需变更居住地, 新的地址将会追加在旧地址的下方。 (旧的地址会被印上删除线,而当没有空位可记入时就会再​​发行一张新的卡给你)

日本搬家时ー进行地址转出和转入手续是必須的

即便办好住民登录后, 每当在日本国内搬家时还是须再办理地址转出和转入的手续。

如你要搬家,就要先去旧住所所在地的市区役所进行转出手续,再拿着转出的证明单去新住所所在地的市区役所进行转入登记手续。这样一来, 才能更新最新的地址到在留卡上。

搬家到日本以外的国家-必要时需申请再入国许可

如果是搬家至日本国外的情况, 只能先于市区役所办理转出 , 如有预计会再度回到日本的话,再申请再入国许可。

再入国许可的手续须于居住地的出入国在留管理局办理。

参考: 法務省:再入国許可申請

但如果是转出后会于一年之内回到日本且还处于在留期限内的话, 可参照「视同再入国许可( みなし再入国)」 的制度, 将可简化其手续(附有细项条件)

仅需在机场拿取如下方的专用单子(再入国出国记录)并勾选希望再入国后, 再向海关人员传达你是适用「视同再入国许可( みなし再入国)」 的制度就算完成手续, 而你也无需再跑入国管理局办理。

Source: Immigration Bureau homepage

参考:みなし再入国許可(入管法第26条の2) | 出入国在留管理庁
参考:再入国出国用EDカードの様式が変わります

无关国内和国外, 其实只要先记住很重要的一点,就是随住址变化时就需要去政府机关办理住址变更手续。

總 結

为了在日长期居留而必须办理的住民登录, 也常有因地区不同而外语对应环境尚未完善的情况,对此不懂日语的人或许会有些吃力。

这时请懂日文的友人协同办理是最为方便, 或者取得委任状请日本人代为办理也不失为一个办法。

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